Los secretos empresariales son precisamente eso, conocimientos que se mantienen en reserva por la utilidad y ventaja competitiva que le otorgan a la empresa.
Podemos hablar de secretos industriales, como aquellos atinentes a la forma de fabricar un producto (una fórmula, un modelo, un patrón, un método, una técnica, entre otros) o de secretos comerciales que refieren a las condiciones de distribución de los productos, la organización interna de la empresa o las relaciones de esta con sus clientes y proveedores. Ambos, son clases de secretos empresariales.
Las pymes y empresas familiares utilizan de manera generalizada esta forma de protección de propiedad intelectual. Aquello en lo que destacan, en lo que son mejores que la competencia y las claves para lograrlo, conforma un tipo de información confidencial que necesitan mantener fuera de la esfera pública. El resguardo de estos secretos empresariales no requieren de grandes inversiones y permite trasladar el know how de generación en generación, asegurando su permanencia en el negocio indefinidamente.
A diferencia de la marca o la patente, donde la inscripción en un registro es necesaria para que se reconozcan derechos, los secretos empresariales se basan en la confidencialidad y no necesitan ningún registro previo. Es la empresa, dueña del secreto, quien deberá articular los medios que considere necesarios para su efectiva protección.
Quien gestione una empresa habrá comprobado el costo de desarrollar procedimientos, tecnologías y estrategias de mercado más efectivas que las de la competencia. Sabrá lo que cuesta posicionar un producto, establecer una cartera de clientes, perfeccionar métodos para determinar listas de precios, forjar fieles y duraderas alianzas con los proveedores. En cada uno de estos hitos, en estos nichos de información acumulada, el empresario habrá puesto gran parte de su energía, experiencia y dinero. Por tal, habrán más o menos circunstancias que motiven a mantener dicha información confidencial.
El objetivo de la empresa al resguardar la información puede consistir en detentar una ventaja competitiva respecto a terceros, o que la menor divulgación del conocimiento derive en un aumento económico de su valor. También puede buscar comunicar dicha información a otros interesados, siempre que estén dispuestos a pagar por la transmisión. Cualquiera sea la motivación, los secretos empresariales
conforman activos patrimoniales.
Entonces surge la pregunta evidente, ¿Cómo podemos resguardar estos cúmulos de información, producto de años de experiencia, de prueba y error permanente, ante -por ejemplo- el despido de un empleado? Básicamente, las formas para mantener la confidencialidad de los secretos empresariales pueden ser de carácter fáctico o jurídico, según el tipo de información en jaque.
Las de tipo fáctico se caracterizan por tratarse de mecanismos que limitan el acceso indiscriminado a la información. Podemos mencionar el uso de cajas fuertes o de seguridad, la colocación de cerraduras en archivos o en otros lugares donde se almacene la información, la delimitación de áreas restringidas con control del personal que ingresa incluyendo fecha y hora, el control sobre el uso de teléfonos y fotocopiadoras, entre muchas otras. Algunas tan simples como exigir a los empleados que las computadoras, celulares y pendrives empresariales tengan claves de acceso puede parecer un detalle minúsculo, pero son barreras que permitirán mantener el control de muchísima información si los dispositivos son extraviados o robados.
Las de tipo jurídico vienen de la mano de los famosos Acuerdos de Confidencialidad. Estos tipos de convenios son frecuentemente suscritos en el marco de las relaciones laborales, ya que si bien la Ley de Contrato de Trabajo prevé el deber de fidelidad (art. 85) a partir del cual el trabajador debe guardar secreto respecto a la información a que tenga acceso, existen 4 razones básicas que refrendan su necesidad:
1. Principalmente, permite concientizar al empleado que recibe la información de la importancia del compromiso asumido en relación a los datos obtenidos, evitando típicas discusiones: “yo no sabía que era secreto…” o “pensé que era algo que todos los negocios hacían…”.
2. Aclara el contenido de la información revelada, la identidad del transmitente y la fecha, todo lo que facilitará -en última instancia- la carga de la prueba que tendrá el empresario ante un episodio de divulgación de información a terceros.
3. Permite puntualizar los derechos y obligaciones del receptor de la información, en el entendimiento de que si una información le es revelada, es porque debe -en cierta forma- trabajar con ella. Fijar lo que puede hacer, sus condiciones, o lo que está terminantemente prohibido, mientras dure el vínculo laboral e incluso con posterioridad a su extinción, es una herramienta útil para prevenir conflictos.
4. Por último, por su efecto disuasivo. Las personas pensamos binariamente, está bien/está mal, está permitido/está prohibido. Son las zonas grises las que dejan expuestas a las compañías por la carencia de reglas claras. Los convenios despejan dudas y colocan a la confidencialidad dentro del abanico de lo que es obligatorio para el empleado.
Los Acuerdos de Confidencialidad pueden firmarse como instrumentos independientes o bien agregarse cláusulas de confidencialidad a un contrato general. De uno u otro modo, las obligaciones de confidencialidad normalmente se extienden por un período que oscila entre 3 y 10 años, de acuerdo al carácter de la tecnología o conocimiento revelados. No existen límites mínimos ni máximos, pero siempre debe tratarse de un plazo razonable.
Es importante destacar que la protección contractual no se extenderá sobre los terceros ajenos a la relación por el efecto relativo de los contratos (que obliga sólo a las partes intervinientes). Es decir que ante el supuesto de violación de un convenio o cláusula de confidencialidad, el empresario estará legitimado para iniciar acciones contra aquellos que no respetaron su compromiso contractual (ej. un empleado).
Pero no podrá accionar contra los terceros que de buena fe accedieron a dicha información.
La frase “La información es poder” se atribuye a Hobbes en su obra de 1651 El Leviatán. Hoy, casi 400 años después, la expresión se encuentra más vigente que nunca: La principal fuerza competitiva de las empresas está vinculada a sus habilidades para generar y administrar información. En esta dinámica carrera, preservar los conocimientos tecnológicos y comerciales a través de los secretos empresariales deviene fundamental.