A través del presente artículo diferenciaremos la firma electrónica de la firma digital, cuándo resulta conveniente tramitar esta última y cuál es su regulación legal.
La firma digital se encuentra regulada en la República Argentina a través de la Ley Nro. 25.506 (en adelante, la “Ley”) y su decreto reglamentario Nro. 2628/02 (en adelante, el “Decreto”).
La firma digital es el resultado de aplicar un código matemático a un documento digital y requiere información sólo conocida por el firmante y que pueda ser verificada por terceros permitiéndoles identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento en cuestión. Las firmas digitales son válidas si están certificadas mediante un certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación autorizado en Argentina.
Existen varias empresas que son Autoridad de Certificación (en adelante, “AC”), en Argentina, tales como: ONTI- Oficina Nacional de Tecnologías de Información, Lakaut S.A., Box Custodia de Archivos S.A., Digilogix S.A., Encode S.A. y Ministerio de Modernización. El trámite ante la AC se realiza de manera online de manera sencilla. La licencia para ser AC es otorgada por la Subsecretaría de Innovación Administrativa.
En contraposición, tenemos la firma electrónica, entendiéndose como el conjunto de datos electrónicos integrados que son utilizados por el signatario como su medio de identificación. A diferencia de la firma digital, ésta no se realiza con un certificado válido, sino que es cualquier método utilizado para indicar la aceptación o aprobación de un documento en formato electrónico. Por ejemplo: una imagen escaneada de una firma que se introduce en un documento.
Si una empresa presenta un Contrato de Distribución firmado por su representante legal a través de la firma digital, es factible que este documento haya sido firmado por el signatario registrado con la entidad certificadora autorizada, y que su contenido no presente alteraciones. En caso de conflicto, si una de las partes niega la autoría de la firma digital, dicha parte debe demostrarlo.
Por el contrario, si un documento es firmado electrónicamente con la imagen escaneada de la firma de una persona no implica la presunción legal mencionada en los puntos descriptos en el ejemplo anterior pues, las firmas electrónicas no satisfacen los requisitos de forma escrita, por lo que un documento ejecutado electrónicamente podría ser repudiado no sólo en relación con su existencia sino también con su contenido.
En cuanto a esto último, la Ley establece expresamente que, si una parte niega la autoría de una firma electrónica, es la parte que exige el cumplimiento del contrato quien debe acreditar dicha autoría ante los tribunales competentes. La exigibilidad de una firma electrónica depende de que la parte ejecutora pueda presentar pruebas suficientes de su existencia y de que contenido del documento correspondiente no ha sido alterado.
Tramitar la firma digital como empresa puede ser conveniente en varias ocasiones. Veamos algunos ejemplos:
1. Firmar contratos/acuerdos de confidencialidad: El socio/representante legal de una empresa es probable que tenga que firmar contratos con proveedores, socios y clientes. Aplicar la firma digital a estos documentos facilitaría este proceso al permitir signar toda documentación sin necesidad de tener que imprimir los documentos, firmar y escanear nuevamente.
2. Posibilidad de firmar documentos a distancia. La firma digital otorga la posibilidad de firmar documentos de importancia (ejemplo: contratos), sin necesidad de tener que estar en el lugar de firma. Ejemplo. El documento se firma en Jujuy y usted está de viaje en Buenos Aires.
3. Informes y Declaraciones. En muchas ocasiones, las empresas deben cumplir con presentaciones mensuales ante diferentes organismos estatales y este mecanismo es útil siempre y cuando el organismo recepte documentación digital.
4. Trabajo remoto. En caso de que una empresa posea empleados trabajando de manera 100% remota, la firma digital de documentos evitará que tenga que imprimir y escanear los documentos físicos para su envío.
5. Transacciones financieras. La firma digital en estas ocasiones puede ayudar a garantizar que las transacciones que se realicen sean seguras y auténticas.
En resumen, tener una firma digital como empresa es sumamente conveniente para aquellas situaciones en las que el volumen de documentos a firmar sea abundante y cuando se necesite garantizar la autenticidad y la integridad de documentos electrónicos, como la firma de Acuerdos de Confidencialidad, Contratos, Informes, etc.